Eine möglichst genaue und für alle Beteiligten verständliche Beschreibung der Projekt-Ziele ist ein unbedingt notwendiger Bestandteil, wenn ein Projekt zum Erfolg führen soll. Nur mit einem einheitlichen Zielverständnis lassen sich die Einzelaktivitäten im Projekt koordinieren. Eine Zielformulierung soll strukturiert, messbar, terminiert und lösungsneutral sein (was, nicht wie). Zielkonflikte sind zu beseitigen, bevor mit der Arbeit im Projekt begonnen wird. Zielformulierungen sind durch den Auftraggeber genehmigen zu lassen.
Die Ziel-Planung ist die Basis für alle weiteren Aktivitäten der Projekt-Planung und -Realisierung. Es sind Sach-Ziele, Termin-Ziele und Kosten-Ziele zu bestimmen:
Formulieren Sie lösungsneutral.
(es dürfen keinerlei mögliche Lösungsansätze beschrieben werden)
Die Ziele müssen erreichbar sein.
Die Ziele müssen verständlich und klar formuliert werden.
Beschreiben Sie keine versteckten Ziele.
Dokumentieren Sie die Projekt-Zielformulierung.
Die Ziel-Planung hat im Ablauf des Projektes 4 wesentliche Funktionen zu erfüllen:
Orientierungs-Funktion
Ziele sollen für alle
Projektbeteiligten eine richtungsweisende Funktion haben.
Selektions-Funktion
Im Rahmen der
Problemlösungsprozesse während eines Projektes und der damit verbundenen
Entscheidungen müssen Alternativen entwickelt und darunter die jeweils
bestgeeigneten ausgewählt werden. Die Alternativen müssen hinsichtlich ihrer
erwarteten Zielerreichung verglichen und bewertet werden. So haben diese Ziele
eine Selektions-Funktion, indem sie den Bewertungs- und Auswahlprozess
ermöglichen.
Koordinations-Funktion
Durch die Zerlegung des
Gesamtzieles in seine Teilziele ist es möglich, die dafür notwendigen
Tätigkeiten abzustimmen und zu koordinieren.
Kontroll-Funktion
Ziele und ihr Erreichungsgrad
dienen als Kontrolle für den Abschluss der Aktivität.