Nur wer seine Prozesse kennt, kann sie auch verbessern
Alles, was nicht dem
Zufall überlassen werden soll, muss "gemanaged" werden, auch Geschäftsprozesse.
Die Erfahrung in der Industrie zeigt, dass eine systematische Anwendung von
klaren Geschäftsprozessen signifikante Einsparungen bringt.
Geschäftsprozesse sind
der Organismus des Unternehmens und gehören zu den langlebigsten Bestandteilen
desselben. Daher ist es jedem Unternehmer klar, diese zielorientiert zu planen
und zu lenken sowie kontinuierlich zu verbessern. Einerseits sind Änderungen der
Geschäftsprozesse schwierig durchzuführen; deren Auswirkungen sind aber
nachhaltig.
Festgefahrene
Denkweisen sind häufig der Grund dafür, dass Veränderungsprozesse zum Scheitern
verurteilt sind. Fehlende Ressourcen fallen dabei weitaus weniger ins Gewicht
Der erste Schritt,
einen unproduktiven Arbeitsablauf zu verbessern, ist seine genaue Definition. Es
ist erstaunlich, wie viele kritische Geschäftsprozesse lediglich aufgrund von
überlieferten Handlungen ablaufen, sogenannte "ungeschriebene Gesetze". Viele
von ihnen wurden nie präzis definiert oder schriftlich festgelegt, wurden nie
diskutiert, hinterfragt und optimiert hinsichtlich Effizienz und Kosten.
Die Erarbeitung von
Geschäftsprozessen ist meist sehr kostenintensiv, benötigt viel Zeit und bindet
wertvolle interne Ressourcen. Es ist kostengünstiger, die eigenen Schlüsselleute
zu entlasten, indem z.B. ein externer mit Geschäftsprozessen vertrauter
Berater/Editor beauftragt wird, die Prozessbeschreibungen gemäss den Vorgaben
des Prozessverantwortlichen zu erstellen, zu aktualisieren und zu
implementieren.
Um Geschäftsprozesse
wirkungsvoll erstellen und implementieren zu können, bedarf es einer
uneingeschränkten und rückhaltlosen Unterstützung des Managements bzw. des
Management-Teams.